Quand on est dans une réunion un homme ne dit rien, alors que tout le monde parle, on entend que lui.
Raymond DEVOS, humoriste franco-belge, célèbre pour ses jeux de mots, mime : « A Caen les vacances. » (1922-2006)
Votre réunion arrive à grands pas…
Vous vous posez des questions sur l’organisation: Où ? Qui ? Comment ? Quels supports sont à envisager ?
Finies les prises de tête, Pour cela, on vous aide à gérer cet « évènement ».
ANIMER UNE RÉUNION
On a déjà tous participé à une réunion qui nous a guère intéressé…Pas vrai ?
Cela se traduit par son contenu pauvre, sa durée trop longue, son manque d’interactivité etc. Une réunion demande donc un minimum d’organisation, ainsi qu’une participation active de ses collaborateurs ou autres membres, pour ne pas rendre « ennuyant » le moment venu.
Pour cela on vous propose quelques conseils afin de mener à bien vos propres réunions, dans les meilleures conditions !
Préparer une réunion efficacement
1. DÉFINIR des objectifs précis :
Le succès d’une réunion tient en partie à sa préparation.
« Inutile de se réunir à cadence régulière, tous les lundis matins par exemple. Pour être efficace, vous devez le faire uniquement lorsque vous savez à quoi cela va servir ».
Définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l’ordre du jour. Établissez celui-ci de manière claire et concise, en détaillant les thèmes abordés.
Cela permettra d’évaluer le temps nécessaire à la réunion et peut-être d’éliminer certains points. « Il faut se montrer raisonnable : une réunion habituelle de travail de deux heures suffit en général « , (à ce sujet, lire l’article L’attention d’un cadre en réunion diminue au bout de 52 minutes).
2. CHOISIR les bons participants :
« Veillez à ce que tous les collaborateurs présents aient un réel intérêt à prendre part à la réunion ». Un bon remède contre l’ennui et les bâillements éventuels… L’animateur peut aussi prévoir la présence de certaines personnes pour une partie de la réunion, selon les points abordés.
Prévenez vos collaborateurs à l’avance de la tenue de la réunion, de l’ordre du jour et de son amplitude horaire. Demandez-leur clairement de se préparer afin de débattre du sujet concerné.
Afin d’optimiser la dynamique des échanges, n’excédez pas huit à dix personnes par réunion.
3. PENSER au lieu et à l’heure :
L’endroit où se déroulera la réunion est important: « Pour rendre la présence du patron moins pesante, évitez son bureau ».
Pour mettre l’animateur au centre du groupe, l’idéal est une table en U. Lors de réunions exceptionnelles et qui durent longtemps, une pause s’impose au minimum toutes les deux heures.
À SAVOIR :
Évitez si possible le créneau 14 heures / 16 heures, moment de la journée où le cerveau est le moins en alerte en raison de la digestion.
NOS SALLES DE RÉUNION
Nous avons deux salles de réunion à disposition, pouvant accueillir jusqu’à 12 personnes. Elles sont munies du matériel nécessaire : un tableau welleda mural, une grande table, des sièges confortables, vidéo-projecteur, WIFI, espace de restauration et détente, distributeur de boissons…
LOCATION possible à la demi-journée (40,00 euros HT) ou à la journée (65,00 HT).
